Odpowiedzialność za własne dokumenty, to bardzo poważna sprawa.
Ludzie niejednokrotnie wyrzucają pisma, chowają, zapominają, zostawiają u znajomych. Bagatelizują urzędowe pisma, na podstawie których dotykają ich później przeróżne komplikacje, lub z powodu braku któregoś z nich – konsekwencje.
Nigdy nie przekazuję oryginałów osobom trzecim, nawet bardzo zaufanym. Zaufanie to jedna część. Ostrożność z powodu wypadków losowych to druga. Ktoś może zwyczajnie wylać sobie kawę na twój akt notarialny w oryginale, nie mając żadnych negatywnych intencji. Dochodzi wtedy do solidnego konfliktu.
Jeśli gdzieś muszę posłużyć się dokumentem, robię jego ksero. Z ksera można zrobić dokument, na którym będzie napisane: „Za zgodność z oryginałem”. Inaczej mówiąc należy uwierzytelnić kopie. Taką kopię uwierzytelnić może: pełnomocnik strony będący radcą prawnym, adwokatem, radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa lub rzecznikiem patentowym. Można też potwierdzić dokumenty w sekretariacie sądu a wykonanie takiej kopii, może kosztować zarówno w sądzie, jak i u notariusza itd.. Ja takie kopie robię w sądzie, ponieważ jest to według mnie najwyższa instancja i podważanie kopii opisanej: „Za zgodność z oryginałem”, jest mało prawdopodobne, choć możliwe. Nie polecam również składać oryginałów ważnych dokumentów w depozycie sądowym. Niejedna pismo, teczka zniknęły z najbardziej strzeżonych miejsc. Miej tego świadomość.
Sam przechowuj swoje dokumenty! Ty jesteś za nie odpowiedzialny.
Jeśli masz do czynienia z dokumentami zawierającymi dużo strategicznych danych, na twój temat – zastanów się zanim przekażesz komuś nawet – tylko kopię.
Zrób spis i prowadź swoją teczkę z aktami sprawy! Pilnuj każdego nowego pisma. Nic nie wyrzucaj bez niszczarki. Kiedyś możesz potrzebować jakieś pismo, oryginał. Możesz też sam doprowadzić do wycieku danych osobistych.
c.d.n..
Kodeks postępowania cywilnego
Art.129. §1. Strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą.
§2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.
§2.1. Elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego.
§3. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczy-pospolitej Polskiej ma charakter dokumentu urzędowego.
§4. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w §2, przedłożenia oryginału tego dokumentu.
Dowody z dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez profesjonalnego pełnomocnika w postępowaniu w sprawie o wpis w krajowym rejestrze sądowym. – Mariusz Stanik – Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego
Instrukcja potwierdzania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem