Pisaliśmy już o zagadnieniach związanych z komunikacją z instytucjami państwowymi w dwóch postach z poprzedniego cyklu: „Dostałem pismo z sądu”:
Komunikacja z sądem czy adwokatem. Akta twojej sprawy. Dostałem pismo z sądu! VII
Dostałem pismo z sądu! VI – akta twojej sprawy – zwrotne potwierdzenie odbioru
Wiele osób kontaktuje się z instytucjami państwowymi z użyciem poczty elektronicznej. Obecne czasy i technologia pozwalają na to a przepisy zostały dostosowane do takiej formy komunikacji. Podczas ostatnich dwóch lat, taka forma komunikacji została wręcz narzucona, ze względu na sposoby pracy urzędów.
Ta forma komunikacji jest używana przez sporą ilość osób, już od wielu lat i od lat spotykamy się z sytuacjami, w których urzędy pomijają taką korespondencję, nie odnoszą się do niej lub wręcz specjalnie ją pomijają. Zdarza się sporo sytuacji w których urzędnicy twierdzą, że takiej korespondencji nie otrzymali, że jej nie zauważyli, bo wpadła do spamu lub stosują inne absurdalne wymówki czy wytłumaczenia. Niestety osoba wobec której stosuje się takie wymyślne i absurdalne „argumenty„, zazwyczaj jest bezradna wobec tych tłumaczeń a urzędnicy z powodu niezrozumienia tematu od strony informatycznej, wymyślają niestworzone rzeczy, próbując uciec przed odpowiedzialnością swoich zaniedbań.
Takie podejście bardzo często powoduje kłopoty osób zainteresowanych, przekroczenie terminów, czyli działa na szkodę osób, które komunikują się z urzędami. Bezczelność w tłumaczeniu jednego z urzędników w sprawie, jaką monitorujemy, doprowadziła do powstania tego wpisu.
Nie dostaliśmy państwa e-mail’a i co Pan nam zrobi? Przypomina się polska komedia z lat 80-ych pod tytułem „Miś”. „.. Nie mamy pańskiego płaszcza … ..”
Są różne formy wymiany informacji używane w komunikacji elektronicznej.
Najbardziej znane to:
- Komunikacją z użyciem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej w skrócie: ePUAP
- Komunikacją z użyciem poczty elektronicznej w skrócie: e-mail.
Sytuacje, kiedy e-mail nie dotrze do nadawcy a serwer nie wyśle informacji zwrotnej, są w zasadzie niespotykane. Zawsze powinna dotrzeć jakaś informacja zwrotna w postaci informacji, w której zawarty jest numer błędu i komunikat z jakiego powodu poczta nie została dostarczona. Jeśli takiej informacji nie otrzymamy, uznać należy, że wiadomość została dostarczona do nadawcy!
Jeśli jednak jakiś urzędnik postawi nas w sytuacji, jaką opisujemy, mamy po swojej stronie odpowiednie prawo, które wyraźnie mówi, że to do organu administracji publicznej należy odpowiednia konfiguracja poczty i filtrów anty spamowych oraz odpowiednią organizację obsługi technicznej danego organu, aby odbiór poczty zapewniał bezproblemowy i niezwłoczny odbiór korespondencji, kierowanej do danego organu.
Postanowienie NSA z 10 września 2015 r. sygn. akt I OSK 1968/15
Postanowienie NSA z 03 listopada 2015 r. sygn. akt I OSK 1940/15
Jednocześnie należy podkreślić, że wszelakie skutki i nieprawidłowości wynikające z błędnej czy nieprawidłowej obsługi, konfiguracji i działania oficjalnej platformy elektronicznej, nie mogą być przerzucane na osoby korzystające z systemów, jakimi zarządza administracja publiczna.
Postanowienia NSA z 05 listopada 2015 r. sygn. akt I OZ 1414/15
Wyrok NSA z 16 lutego 2016 r. sygn. akt I OSK 2186/14
Korespondencja nieodebrana, niedoczytana lub „zagubiona”, nie może w żadnym przypadku obciążać osoby, która takową korespondencję do organu skierowała.
Postanowienie NSA z 18 listopada 2015 r. sygn. akt I OSK 2897/15
Podkreślić należy, że wydruk z poczty elektronicznej osoby, która kierowała korespondencję do określonego organu, stanowi wystarczający dowód tego, że wiadomość kierowana do organu, została wysłana.
Wyrok NSA z 16 września 2016 r. sygn. akt I OSK 1924/16
Źródła:
- NSA – Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych – wyszukiwarka
- Postanowienie NSA z 10 września 2015 r. sygn. akt I OSK 1968/15
- Postanowienie NSA z 03 listopada 2015 r. sygn. akt I OSK 1940/15
- Postanowienia NSA z 05 listopada 2015 r. sygn. akt I OZ 1414/15
- Postanowienie NSA z 18 listopada 2015 r. sygn. akt I OSK 2897/15
- Wyrok NSA z 16 lutego 2016 r. sygn. akt I OSK 2186/14
- Wyrok NSA z 16 września 2016 r. sygn. akt I OSK 1924/16
- 28.12.2020 – InformacjaPubliczna.org – Wniosek w folderze spam nie zwalnia z zarzutu bezczynności